Manfaat & Keuntungan Mengimplementasikan Sistem Payroll

Sistem Payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian perusahaan yang mempunyai pegawai atau karyawan, sehingga sistem payroll ini dapat dikatakan sebagai aplikasi yang memudahkan pekerjaan rutin dari staf HRD setiap bulannya. Dalam hal menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur.

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara teratur dan akurat tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan payroll adalah sesuatu yang tidak boleh dianggap remeh, apalagi jika sudah memiliki perusahaan dengan skala besar.

Manfaat Mengimplementasikan Sistem Payroll

Salah satu manfaat utama penggunaan payroll adalah akan menghemat tenaga karyawan, menekan pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan dan juga dapat mengeliminasi kesalahan. Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat sehingga memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya dengan produktif.

Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa dari pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi dari adanya miss communications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Cek Juga: Aplikasi Slip Gaji

Keuntungan Mengimplementasikan Sistem Payroll

Keuntungan menggunakan payroll adalah perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji. Karena dengan menggunakan payroll ini dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kemampuan yang diberikan dari payroll:

1. Menghitung Potongan Dan Jumlah Gaji

Kemampuan pertama payroll adalah menghitung gaji para karyawan. Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut lalu akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem payroll tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan layanan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

2. Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim pada pihak yang bersangkutan. Jika sebelumnya proses tersebut bisa membuang ongkos dan dapa menyita banyak waktu.

Oleh karena itu, ketika perusahaan menggunakan sistem pembayaran dengan cara payroll. Biaya yang dikeluarkan menjadi lebih ekonomis dan efisien. Divisi HR juga dapat fokus melakukan tugasnya yang lain yaitu peningkatan aset sumber daya manusia.

3. Menyimpan Data Secara Otomatis Dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll adalah software yang dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tidak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut.

Data lama juga bisa dihapus dengan mudah apabila, jika sudah tidak diperlukan lagi. Kemudian apapun tantangan yang dihadapi perusahaan dalam memenuhi kewajibannya dalam hal kompensasi karyawan, dapat diselesaikan dengan mudah oleh sistem payroll ini.

4. Dapat Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll yang dipilihnya. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing. Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur ketimbang perusahaan besar yang mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada sistem payroll adalah yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

5. Self-Service

Penggunaan payroll memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada dulu ke HRD.

Saat ini hampir semua payroll sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun yang di inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak. Sehingga gaji karyawan akan selalu dapat disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

6. Membuat Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll adalah tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan pihak Accounting, pihak perusahaan bisa menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan.

Sumber: Sistem Payroll

 

Perusahaan kalau sudah punya karyawan ribuan tentunya memilii sumber daya yang dapat diandalkan
kesalahan mungkin terjadi tapi jarang kalau menggunakan aplikasi.