Sistem penyimpanan Arsip Kepegawaian Bagi PNS

Sistem Penyimpanan Arsip Kepegawaian Bagi PNS - Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pegawai disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing, berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang pegawai PNS.

Berikut ini berbagai jenis sistem penyimpanan arsip kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil berdasarkan buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013.

1. Formasi Pegawai

2. Penerimaan Pegawai
Penerimaan pegawai meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir

3. Pengangkatan Pegawai
Pengangkatan pegawai meliputi :

a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS

b. SK Kolektif

c. SK Perseorangan

4. Pembinaan Karir Pegawai

a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai, meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Kegiatan, STTPL Diklat

b. Peninjauan Masa Kerja

c. DP3

d. Penetapan Angka Kredit

e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran.

5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

6. Mutasi Pegawai
Mutasi Pegawai meliputi:

a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan

b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte Kelahiran Anak,

c. Kenaikan Gaji Berkala

d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional

7. Administrasi Pegawai

a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN dan LN)

b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu dan Bukti diri/NIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan (KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P

c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya.

8. Kesejahteraan Pegawai
Kesejahteraan pegawai meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi.

9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun

10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun

11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan

13. Data Kepegawaian

14. Dokumentasi Kepegawaian

15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil

Demikianlah berbagai jenis arsip yang akan tercipta oleh para pegawai negeri sipil, kesemua arsip tersebut patut menjadi perhatian bagi arsiparis di bagian kepegawaian.

Dengan banyaknya arsip tersebut maka perlu dipertimbangkan pula pemilihan penyimpanan arsip yang sesuai bagi lembaga tersebut. Agar arsip tersebut lebih aman, jangan ragu untuk menyimpan arsip tersebut ke dalam brankas.